Spis treści artykułu „Jak efektywnie organizować pocztę e-mail? Proste porady dla lepszej produktywności”:

• Dlaczego warto organizować swoją pocztę e-mail?
• Jak zorganizować swoją pocztę?
  • 1. Pisanie i odbieranie wiadomości
  • 2. Organizowanie wiadomości
• Podsumowanie
• Sprawdź również

Dlaczego warto organizować swoją pocztę e-mail?

Na początku swojej kariery miałem straszny problem z zachowaniem porządku w korespondencji mailowej. Szukałem po kilka razy w ciągu dnia tego samego maila z informacją od architekta lub zapominałem o wysłanym mailu, na którego odpowiedź musiałem dostać w ciągu kilku dni. Przez pierwsze pół roku nie było to wielkim problemem bo i wiadomości nie było wiele, ale wraz z coraz większą ilością obowiązków puchła moja skrzynka pocztowa.

Na tym etapie nie miałem do przeszukiwania kilkunastu wiadomości tylko kilkaset. Wiadomości dotyczył różnych projektów i niekiedy musiałem szukać czegoś sprzed kilku miesięcy. Niestety na początku mojej pracy nikt nie powiedział (lub napisał tak jak ja teraz) jak powinno się organizować swoją skrzynkę. Zaskoczę Was i powiem, że podstawowe ustawienia skrzynki (nawet z historią konwersacji) nie pomogą zapanować nad chaosem. Poniżej przedstawiam ci prosty system jaki możesz przenieść do swojej skrzynki mailingowej w mniej niż godzinę.

Jak zorganizować swoją pocztę?

Zanim przejdziemy dalej chciałbym żebyś rzucił okiem na swoją obecną organizację poczty. Zastanów się przez kilka minut co jest dla ciebie uciążliwe podczas codziennej pracy z mailami. Teraz kiedy masz w głowie te kilka punktów przejdźmy do właściwej części.

System organizacji rozbiłbym na dwa aspekty. Pierwszy to sposób w jaki piszesz i odbierasz wiadomości, a drugi to to jak te wiadomości organizujesz. Co przez to rozumiem?

1. Pisanie i odbieranie wiadomości

W tym punkcie chcę zwrócić twoją uwagę na to w jaki sposób opisujesz wiadomości. Najlepiej na starcie jakiegoś projektu umówić się ze wszystkimi uczestnikami, na dodawanie przedrostka w tytule wiadomości. Pozwoli to łatwo bez czytania zweryfikować czego dotyczy wiadomość. Może to być kilka liter lub numer projektu na przykład projekt dotyczący budowy osiedla Słowackiego może mieć przedrostek w tytule wiadomości „[SŁW] <Dalsza część tytułu>”.

Drugą ważną rzeczą jaką musisz wprowadzić jest czytelne opisywanie zagadnień w wiadomości. Przyznam się, że nigdy nie wczytywałem się co piszą na ten temat inni bardziej kompetentni ludzie. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że w tytule nie trzeba pisać wszystkiego bardzo skrótowo. Czasem więcej znaczy lepiej. Dlatego gdy wiadomość dotyczy koordynacji na piętrze drugim w budynku o numerze B1 to dobrze poza przedrostkiem dopisać budynek i piętro wraz z opisem czego dotyczy kolizja. Przykładowo „[SŁW] Bud B1 – Piętro 2 – Kolizja instalacji wody z konstrukcją”. Dzięki temu ty i odbiorca będą mogli po samym tytule wywnioskować czego dotyczy dana wiadomość. Oczywiście jeśli wiesz, że do tytułu można dodać coś jeszcze co pomoże w komunikacji (i późniejszym odkopywaniu wiadomości) to śmiało dopisz to do tytułu. Pamiętaj tylko o tym, żeby nie dodawać własnych dopisków zrozumiałych tylko dla ciebie bo może to wprowadzić odbiorcę w błąd.

Trzecim punktem na jaki chciałbym zwrócić twoją uwagę jest sama treść wiadomości. Jeśli poruszamy nowy temat powinna mieć ona taka samą strukturę jak dobre wypracowanie:

1. Wstęp – opisanie czego dotyczy wiadomość np. „Dotyczy wielkości szachtu na piętrze 3 w mieszkaniu 23.”
2. Rozwinięcie – przedstawienie problemu i ewentualnego rozwiązania (dobrze podpierać się rysunkami/zdjęciami) np. „Potrzebuję powiększenia szachtu o 5 cm w pionie i poziomie. Inaczej nie dam rady zlokalizować swoich instalacji.”
3. Zakończenie – podsumowanie, skierowanie bezpośredniej prośby i poproszenie o termin odpowiedzi/informację zwrotną np. „Reasumując niezbędne jest poszerzenie szachtu. Proszę o potwierdzenie możliwości wprowadzenia tej zmiany. W innym przypadku proponuję omówić warianty na spotkaniu koordynacyjnym.”

Na koniec musisz wiedzieć jedno. Łatwo się to czyta i pisze, ale gdy przychodzi do praktyki to trzymacie się tych zasad wymaga systematyczności. Szczególnie w natłoku pracy zdarza mi się iść na skróty. Na końcu jednak żałuję, bo prawie zawsze okazuje się, że więcej pracy musiałem wnieść w tłumaczenie lub szukanie jakiejś wiadomości mail niż na poprawnym jej utworzeniu.

2. Organizowanie wiadomości

Pierwszy punkt dotyczył tworzenia wiadomości teraz na tej podstawie należy uporządkować pocztę. Jako pierwszy krok proponuję ci utworzenie podfolderów (każdy klient poczty umożliwia zrobienie tej czynności). Najlepiej utworzyć po jednym podfolderze na każdy prowadzony projekt (najlepiej w jego nazwie zawrzeć również przedrostek projektu) oraz utworzyć podfolder „INNE” (w nim będziesz zbierał różne wiadomości jakie mogą przydać się w przyszłości takie jak np. ciekawe rozwiązania techniczne, sprawy organizacyjne itp.).

W drugim kroku jeśli twoja poczta to umożliwia (Outlook i ThunderBird mają tą funkcjonalność) utwórz Tagi. Taka funkcja umożliwia oznaczania wiadomości specjalnym tagiem, który nadaje im kolor i nazwę przypisaną do taga. Na początek proponuję ci utworzyć następujące oznaczenia:

1. Oczekujące – to tag dla wiadomości, które wysłałeś i czekasz na odpowiedź
2. Ustalenia – to tag dla maili z ustaleniami, w których potwierdzasz rozwiązania projektowe lub ustalasz ważne założenia z branżystami
3. Rozwiązania techniczne – to tag dla doborów urządzeń i wyborów danych rozwiązań
4. Inne – wszystkie wiadomości, które uważasz za potrzebne i warte oznaczenia na przyszłość

Trzeci i ostatni krok to ustawienie automatycznych reguł, które przeniosą wiadomości jakie przychodzą na twoją pocztę do konkretnych podfolderów. Dzięki temu nie będziesz musiał tego robić ręcznie i oszczędzisz czas. Co jakiś czas pojawi się pewnie wiadomość, która trafi do złej lokalizacji lub zatrzyma się w twojej głównej skrzynce, ale przy dobrej regule będzie to jedna wiadomość na kilka dni.

Podsumowanie

Jeśli zastosujesz wszystkie punkty z tego wpisu wyprowadzisz swoją pocztę na wyższy poziom, a wraz z nią jakość pracy. Zyskasz:

1. Przejrzysty układ – wszystkie wiadomości masz przyporządkowane do projektów
2. Prostsze wyszukiwanie – wyszukujesz daną wiadomość nie wśród wszystkich wiadomości na poczcie, a tych z danego zakresu
3. Szybka weryfikacja – możesz bez zagłębiania się w treść wiadomości poznać jej kontekst

Prawdopodobnie na początku działania w nowym systemie będziesz musiał wracać do tych założeń, ale z czasem nabierzesz wprawy. Pamiętaj, że to co opisałem wyżej to tylko drogowskaz. Szczególnie w punkcie dotyczącym organizacji poczty. Możliwe, że będziesz potrzebował dodatkowych podfolderów lub tagów. Nie ma problemu, żeby je dodać. Zaznaczyłbym tylko jedno. Na początku nie staraj się przewidzieć wszystkiego i dodawać kilkunastu pozycji bo zostaniesz z nieużywanymi oznaczeniami (tak było w moim przypadku).

Jeśli masz więcej pytań lub potrzebujesz pomocy/szkolenia przy wprowadzaniu tego rozwiązania do swojej pracy to zapraszam cię do kontaktu.

Sprawdź również:

• LM Studio – optymalizacja lokalnych LLM. Ustawienia, które naprawdę mają znaczenie
• Gotowe prompty AI dla inżynierów, które realnie przyspieszają pracę
• AI w Thunderbirdzie: automatyzacja maili, odpowiedzi i podsumowań z lokalnym LLM
• Thunderbird w 30 minut – jak ogarnąć chaos w mailach i odzyskać kontrolę
• Automatyczne generowanie kart pomieszczeń w Revit za pomocą Dynamo