ClickUp – zarządzanie projektem

---

Cześć, tym wpisem otwieram serię, która będzie kompendium wiedzy dotyczącym narzędzi do zarządzania projektami. Aplikacje te pomogą Ci oraz Twojemu zespołowi pracować efektywnie i kontrolować projekt, a nie być przez niego kontrolowanym. Jeśli korzystasz już z opisywanych w tym cyklu aplikacji, to bardzo cieszę się. Ułatwiasz sobie życie. Zapoznaj się jednak z całym cyklem bo dowiesz się tu o aplikacjach i opcjach, o których zapewne nie słyszałeś.

Po co aplikacja typu ClickUp?

Do poszukiwania takich narzędzi popchnęła mnie moja własna sytuacja jak i zauważalna w moim otoczeniu tendencja do braku kontroli nad pracą. Ile razy zdarzyło mi się zapomnieć o dacie składanego wniosku lub rzeczy do zrobienia… już w tej mikroskali znacząco odczuwam zalety korzystania z list rzeczy do zrobienia. Zarówno tych na kartce jak i tworzonych w aplikacji. Problem ze zwykłymi kartkami pojawia się jednak gdy chcielibyśmy przenieść listę zadań na makroskalę. No właśnie i tu mamy zgrzyt! W biurach nie korzysta się z takich narzędzi… Bardzo często kierownik nie zdaje sobie sprawy, na jakim etapie są prace i kto, za co odpowiada, a rozmowa przy ekspresie to nie najlepsze miejsce na nadzorowanie przebiegu projektu.

Główny problem

Rodzi to poważny problem. Spadek efektywności i pojawiające się co jakiś czas “pożary”. Pisząc “spadek efektywności” mam na myśli nierównomierne obciążanie pracą każdego z pracowników (nie wspominając o kontroli pracy w przypadku pracowników nowych, którzy są dopiero wprowadzani do pracy. Podam swój przykład. W biurze, w którym obecnie pracuję zatrudniłem się w marcu, tuż przed lockdownem. Miałem tak naprawdę niecałe dwa tygodnie w biurze. Pomijam w tym wpisie to, że przez kilka dni nie dostałem żadnego konkretnego zadania, a jedynie miałem zajmować się, bliżej nieokreśloną, analizą firmowego serwera(temat onboardingu opiszę w innym wpisie na blogu 😉 ). Potem przeszliśmy na pracę zdalną. Będę szczery, gdybym nie miał sumienia, chęci do pracy i pogłębiania wiedzy mógłbym przez ponad miesiąc nic nie robić. Nikt by się nie zorientował. Nie uważam jednak, że na miejscu w biurze byłoby odwrotnie.

Problem aplikacji typu ClickUp

Duża część ludzi, i może Ty również, traktuje tego typu proste narzędzia jak pewnego rodzaju bat do kontroli. Moim zdaniem nic bardziej mylnego. Na tym można tylko zyskać. Ty wykonujesz swoje obowiązki i wiesz co zostało Ci jeszcze do zrobienia, a Twój kierownik zna przebieg projektu i nie wrzuci Ci dodatkowego. Praca z listą pozwala również na drastycznie obniżenie pomyłek lub przeoczeń przy pracy bo stanowi zbiór wszystkich zadań do wykonania. Mógłbym tak wymieniać w nieskończoność, ale nie o tym miał być wpis. Jeśli ktoś chciałby rozwinąć sam temat plusów i minusów aplikacji do zarządzania to zapraszam do komentowania!

ClickUp

Przejdźmy do pierwszego narzędzia: 

ClickUp – to aplikacja do zarządzania projektami, która umożliwia kontrolę pracy, organizację kalendarza i wiele innych. Można z niej korzystać na darmowej subskrypcji lub płatnej, która umożliwia więcej zaawansowanych opcji.

Główne zalety ClickUp

1. Wszystko pod ręką

Widok Twojego “kokpitu” w aplikacji zawiera wszystkie potrzebne dane takie jak kalendarz, zadania i działania na kolejne dni. Masz do nich pełny dostęp z jednej zakładki.

2. Tworzenie projektów i zadań

Program umożliwia tworzenie wielu własnych szablonów widoków zadań. Na zdjęciu widać mój własny szablon wykorzystany na jednym z projektów.

3. Tworzenie własnych widoków i korzystanie z zaawansowanych funkcji takich jak np. wykresy Gantta

Program posiada duży wybór dodatkowych funkcji, które pozwalają planować prace, przypisywać zadania i kontrolować terminy. Na zdjęciu widać dostępne opcje:

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi jest Gantt, który umożliwi Ci szacowanie i rozpisywanie w czasie konkretnych zadań w projekcie:

4. Kontrola przypisanych zadań

To mocna strona ClickUpa, którą trudno znaleźć w innych programach. Bardzo przejrzysty i czytelny widok zadań nad jakimi pracują współpracownicy:

5. Mierzenie czasu pracy

Program umożliwia wewnętrzne mierzenie czasu, jak i połączenie z aplikacjami do jego mierzenia (ja używam Toggla). Dzięki specjalnej wtyczce w przeglądarce stale monitoruję czas jaki poświęcam na konkretne zadania.

Dodatkowo używam Toggla ponieważ umożliwia lepsze zobrazowanie czasu poświęconego na dane zadania i projekty. Zestawienie jakie otrzymuję wygląda następująco:

Dla czytelników mojego bloga stworzyłem szablon dostępny za darmo w aplikacji pod nazwą PIERWSZY PROJEKT / FIRST PROJECT dzięki czemu jeszcze szybciej będziesz mógł zauważyć korzyści wynikających z korzystania z aplikacji. Jeśli masz pytania lub chcesz abym rozwinął jakiś wątek, lub nagrał film z samouczkiem dotyczącym programu to zapraszam do komentowania 🙂 

Zachęcam do wypróbowania ClickUp za darmo!

Sprawdź również:

• Przydatne funkcje w konsoli windows
• Obsidian twój drugi mózg
• Programy do zarządzania projektami
• Rodziny Revit
• Kalkulator kabli grzejnych