Programy do zarządzania projektami

,

Cześć w tym wpisie chciałbym zestawić najpopularniejsze i polecane przeze mnie programy do zarządzania projektami. Wiele razy na różnych forach dla inżynierów widziałem temat programów do zarządzania projektami. To budujące, że coraz więcej ludzi chce wprowadzać swoją organizację na wyższy poziom. Niestety w obecnym czasie cierpimy na mnogość opcji. Zły wybór na początku naszej drogi może na długie lata zniechęcić nas do dalszego rozwijania się w tym kierunku. Dlatego postanowiłem zawrzeć podstawowe informacje o dostępnych rozwiązaniach w jednym artykule.

Spis treści wpisu “Programy do zarządzania projektami”:

zarządzanie projektami
Źródło: Link

Po co program do zarządzania projektami?

W obecnych czasach coraz trudniej jest nam odnaleźć się w natłoku codzienności. Mówimy o przebodźcowaniu i problemie skupienia się. Do tego dochodzi mnogość zadań i zmieniające się okoliczności. To już nie czasy gdzie można było taśmowo jeden po drugim wykonywać kolejne zadania. Musimy przełączać się między nimi czy tego chcemy czy nie. Dodatkowo projekty łączą coraz większą ilość osób z racji swojej złożoności. W takich okolicznościach rynkowych ciężko jest bazować na klasycznych starych rozwiązaniach (kalendarz i raz opracowany plan), zarówno pracownikom jak i kadrze zarządzającej. W tym wpisie nie chcę Cię przekonywać do tego jak wiele możesz zyskać stosując takie narzędzia bo zrobię to w innym poście. Poniżej chciałbym zestawić najpopularniejsze platformy, które umożliwiają zarządzanie projektami (oczywiście w płatnych wersjach mamy większe możliwości).

Nozbe

Na początek zacznę od naszej narodowej dumy czyli aplikacji Nozbe. To Polska firma, której pomysłodawcą jest Michał Śliwiński. W swojej darmowej wersji umożliwia stworzenie do 3 projektów i współpracy z 3 osobami. Aplikację polecam zarówno osobom, które chciałyby same korzystać z takiego narzędzia, żeby lepiej odnajdywać się w codzienności jak i zespołom. Aplikacja jest dostępna z pozycji przeglądarki i telefonu.

Budowa systemu

Twórcy postawili na prostotę. W programie możemy tworzyć zadania do wykonania, które następnie jesteśmy w stanie oznaczać specjalnymi etykietami, komentarzami a także załączać pliki (w wersji płatnej mamy nieograniczoną ilość pamięci). Poniżej na zdjęciu widać przykładową listę zadań przypisaną do projektu. Każdy z “tasków” może opisać takimi parametrami jak czas wykonania, przypisanej osoby, daty wykonania itp. W zupełności te parametry wystarczą osobom, które nie lubią skomplikowanych systemów i cenią sobie niski próg wejścia.

nozbe zarządzanie projektami
Zdjęcie z oficjalnej strony nozbe, link

Zalety

  • Niski próg wejścia
  • Polski produkt
  • Dostęp do samouczka po Polsku
  • W darmowej wersji do 500mb przestrzeni dyskowej na pliki

Wady

  • W niektórych przypadkach może brakować bardziej zaawansowanych funkcji (tworzenie harmonogramów, obliczanie czasu wykonania projektów itp.)

Trello

Trello podobnie jak w przypadku Nozbe stawia na prostotę kosztem bardziej zaawansowanych funkcji. W darmowej wersji umożliwia współpracę z 10 osobami, ale blokuje przed nami część możliwości. Dostęp do platformy mamy z pozycji przeglądarki i telefonu.

Budowa systemu

Względem Nozbe, Trello podchodzi do budowania systemu zadań w trochę inny sposób. Nie mamy w tym przypadku list i pod-list zadań, ale tablicę na której ustawiamy statusy (najczęściej z podziałem na “do zrobienia”, “w trakcie”, “zrobione”). Zadania są przedstawiane w formie kafelków, które możemy edytować dodając komentarze, materiały itp. W momencie gdy zmienia się ich status przeciągamy kafelek do innej kolumny. Poniżej widoczny jest przykład okna widoku projektu.

trello zarządzanie projektami
Widok zadań w programie Trello, zdjęcie z oficjalnej strony Trello link

Zalety

  • Wygodne tablice oparte na Kanban dla łatwości użytkowania
  • Funkcje automatyzacji bez kodu
  • Wiele integracji z wiodącymi narzędziami
  • Niski próg wejścia

Wady

  • W niektórych przypadkach może brakować bardziej zaawansowanych funkcji (tworzenie harmonogramów, obliczanie czasu wykonania projektów itp.)
  • W darmowej wersji tylko 200mb na pliki

ClickUP

Dewizą tej aplikacji jest “One app to replace them all” (Jedna aplikacja, żeby je wszystkie zastąpić). To najlepsze określenie ClickUp-a. Aplikacja umożliwia nam tworzenie własnych tablic w zależności od projektu. Darmowa wersja umożliwia nam na skorzystanie ze wszystkich opcji z jednym zastrzeżeniem, funkcje zaawansowane takie jak wykresy/harmonogramy/burze mózgów mogą być wykorzystane w darmowej wersji tylko 500 razy. Potem następuje ich blokada.

Budowa systemu

Trudno mówić o budowie systemu ponieważ program daje nam możliwość tworzenia własnych widoków projektów bazując na rozwiązaniach konkurencji. Co oznacza to w praktyce? Oznacza to, że możemy utworzyć szablon widoku zadań dla nas w sposób podobny jak wygląda to w Nozbe, ale już dla zadań projektowych wygląd może przypominać Trello (dodatkowo użytkownicy mogą dopasować widok pod siebie). Fajne jest też to, że w darmowej wersji możemy wypróbować zaawansowane opcje (harmonogramy itp.) dzięki czemu wiemy czy da nam to profity. Ciekawą opcją do sprawdzenia jest możliwość uzależniania zadań od siebie przez co ich status jest aktualizowany w zależności od siebie. Wisienką na torcie jest funkcja tworzenia swojego widoku dzięki czemu na bieżąco możemy śledzić jakie zadania mamy do zrobienia, albo jak idzie nam realizacja projektu.

click up programy do zarządzania projektami
Przykładowy widok projektu z postępem. Zdjęcie ze strony Findstack link

Zalety

  • Konfigurowalne pulpity nawigacyjne
  • Cechy i funkcje najlepiej dopasowane do indywidualnych przedsiębiorców i małych zespołów
  • Oferuje rozbudowane funkcje z możliwością dostosowania w ramach bezpłatnego planu.

Wady

  • Proces onboardingu może być skomplikowany
  • Dodatkowe konfigurowalne funkcje będą wymagać rocznej opłaty
  • Platforma może łatwo przytłoczyć nowych użytkowników
  • W darmowej wersji tylko 200mb na pliki

Asana

Asana jest podobna do ClickUp natomiast ogranicza mnogość możliwości (nie mamy map myśli, whiteboardów itp.). Widok aplikacji natomiast będzie dla nas znajomy jeśli przesiadamy się z jednego na drugi. W darmowej wersji umożliwia współpracę z 10 osobami, ale z ograniczonymi funkcjami (nie możemy korzystać ze wszystkich dostępnych widoków i opcji). Dostęp do platformy mamy z komputera i urządzenia mobilnego.

Budowa systemu

Podobnie jak w ClickUpie możemy dostosować pod siebie dany widok projektu. Z tą różnicą, tak jak wspominałem, że w tym przypadku nie jesteśmy przytłoczeni w takim stopniu różnymi opcjami. Aplikacja jest przejrzysta i tak naprawdę już na samym starcie pozwala rozpocząć pracę z projektem.

asana
Zdjęcie z Asana Help Center link: https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fhelp.asana.com%2Fhc%2Fpl%2Farticles%2F14107406558747-Google-i-Asana&psig=AOvVaw1y_InVDi4FEmuZAILjuXzY&ust=1712171634263000&source=images&cd=vfe&opi=89978449&ved=0CBIQjRxqFwoTCLiEv8KipIUDFQAAAAAdAAAAABAJ

Zalety

  • Łatwe w użyciu i czyste środowisko
  • Wiele narzędzi do śledzenia osi czasu
  • Różne opcje dostosowywania

Wady

  • Ilość funkcji może być przytłaczająca

Inne pomoce

W tym miejscu chciałem wrzucić pomysł osobom, które nie mają zaufania do zewnętrznych programów, ale widzą potrzebę prowadzenia swoich projektów na wyższym poziomie. Rozwiązanie to jest proste, a mianowicie Excel! Można bardzo łatwo w programie utworzyć listę zadań dla konkretnego projektu, albo dla całego biura. Plik taki można udostępnić na dysku chmurowym np. google drive. Dzięki temu każdy uczestnik, będzie mógł w tym samym czasie edytować dany arkusz. Jeśli chcielibyśmy przykładowy prosty arkusz to proszę o kontakt. Jeśli będzie kilka chętnych osób to stworzę taki i opublikuję.

Notion

Na koniec Notion. Przyznam się, że aktualnie używam go do zarządzania swoimi zadaniami. Spisuje się idealnie nie tylko jako narzędzie do planowania, ale również jako dziennik, notatnik i skarbnica wiedzy. Jest tylko jeden minus. O ile stworzenie prostego widoku typu Trello nie jest ciężka, o tyle stworzenie bardziej zaawansowanego systemu wymaga trochę czasu. Plusem tego jest jednak to, że dosłownie sami tworzymy sobie platformę.

Budowa systemu

Notion daje wiele opcji do tworzenia własnych narzędzi. Możemy ustawiać własne strony, umieszczać na nim różne elementy. Zadania znajdują się w specjalnych bazach, które możemy edytować i pobierać. Dzięki temu możemy zapisywać swoje wersje na wszelki wypadek lub odwrotnie importować zadania, które wcześniej zapisywaliśmy np. w excelu. Osobiście polecam skorzystać z samouczka na YT. Zaznaczam tylko, że jeśli to Twoje początki z takimi programami to proponuję zostawić Notion na kiedy indziej.

Mój widok w aplikacji Notion

Zalety

  • Narzędzie nie tylko do zarządzania projektami, może być notatnikiem, dziennikiem, biblioteką wiedzy
  • Różne opcje dostosowywania

Wady

  • Ilość funkcji zdecydowanie jest przytłaczająca

Podsumowanie

To zestawienie pozwoli Ci dobrać program pod Twoje potrzeby. Tym wpisem chcę otworzyć cykl gdzie przybliżę każdą z aplikacji. Pokazując jak ustawić ją pod siebie i rozpocząć korzystanie z zalet zarządzania projektami. Zachęcam Cie do podzielenia się swoimi ulubionymi narzędziami i rozwiązaniami bo z pewnością tym wpisem nie wyczerpałem tematu.

Sprawdź również:

Paweł Kińczyk
Paweł Kińczyk
Artykuły: 86

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *